TTNB mùa cuối năm (Kỳ 3)

Bài viết nằm trong Chủ đề: “Truyền thông Nội bộ mùa cuối năm: Bận rộn nhưng phải thật ý nghĩa”. Mời Bạn xem lại: 
Kỳ 1: Giới thiệu Chủ đề
Kỳ 2: Phân tích: thông điệp, trải nghiệm & điểm nhấn
Trong nội dung Kỳ 3 này, FHD sẽ phân tích 3 điểm tiếp theo về: Kết nối & lan tỏa tinh thần; Tiếp nối thông điệp sang Năm Mới; Tổng kết & lấy ý kiến nội bộ.

4. Kết nối & lan tỏa tinh thần

Mùa cuối năm chính là cơ hội tốt để cả tập thể có dịp gắn kết cùng nhau. Vì thế, người làm Truyền thông Nội bộ cần thúc đẩy mục tiêu kết nối lên hàng đầu bằng nhiều hoạt động nằm trong chuỗi sự kiện sẽ diễn ra. Một số các hoạt động kết nối điển hình có thể kể đến như sau:

4.1 Cùng nhau chụp các bộ ảnh tập thể đánh dấu một năm, bạn nên xây dựng các “concept” khác nhau cho từng nhóm, đề cao đặc trưng riêng của họ, giúp cho sản phẩm cuối cùng thể hiện được màu sắc tập thể đa dạng màu cờ sắc áo (theo chuyên môn, cá tính đội nhóm) nhưng thống nhất trong cùng một đội ngũ.
4.2 Cùng nhau thực hiện các hoạt động ghi hình cho video tổng kết, video âm nhạc, video hài hước / tiểu phẩm. 
4.3 Cùng nhau xây dựng các tiết mục âm nhạc, hoạt động này giúp gắn kết tinh thần làm việc và thư giãn cùng nhau, đặc biệt trong mùa cuối năm, cũng là thời điểm các áp lực công việc tăng cao với tất cả CBNV.
4.4 Cùng nhau thực hiện các dự án chung. Để thực hiện các chương trình cuối năm, bạn có thể tạo ra các hoạt động thi đua, mini game, và CBNV cần thiết lập nhóm để tham gia. 

Các hoạt động kết nối được tổ chức hài hòa với sự kiện chính sẽ giúp người làm Truyền thông Nội bộ lan tỏa những giá trị cốt lõi của một tổ chức, như tinh thần đoàn kết, “làm hết sức, chơi hết mình”, qua đó đội ngũ có thể chia sẻ và thấu hiểu nhau hơn.

5. Tiếp nối thông điệp sang năm mới

Đa phần người làm Truyền thông Nội bộ sẽ hoàn tất hoạt động cuối năm bằng sự kiện YEP. Tuy nhiên, đây chưa phải là cách làm tối ưu nhất về mặt truyền thông trong nội bộ. Nếu chúng ta biết cách lan tỏa tiếp tục thông điệp và tiếp nối tinh thần đã đạt được sau chương trình YEP sang chủ đề năm mới, hiệu quả nâng cao gấp nhiều lần. 

Cụ thể, khi chọn lựa thông điệp cho chuỗi chương trình cuối năm, ngoài mục đích tổng kết, vinh danh thành tựu, chúng ta cũng cần lưu ý đến yếu tố mở ra chủ đề năm mới theo thông điệp này. Sau YEP, chúng ta có thể tiếp tục quá trình truyền thông sau chương trình bằng các cập nhật đến CBNV như:
5.1 Hình ảnh, tin tức, clip tổng kết sau chương trình,
5.2 Bản tin tóm tắt các giải thưởng, giải vinh danh
5.3 Bản tin những khoảnh khắc ấn tượng
5.4 Nối thông điệp đến Thư / Thiệp Chúc Tết 
5.5 Nhấn mạnh thành tựu của tập thể trong năm cũ và lời chúc năm mới trong ấn phẩm Tết,như Báo Tết

6. Tổng kết, đánh giá & lấy ý kiến nội bộ

Thông thường sau khi tổ chức chương trình, người thực hiện sẽ quan tâm đến các quy trình còn lại để khép lại chương trình. Để có thể giúp trải nghiệm nhân viên trọn vẹn hơn, các bạn làm Truyền thông Nội bộ nên thực hiện Tổng kết chương trình, đánh giá và thực hiện khảo sát về sự hài lòng của CBNV sau chương trình. 

Hoạt động này tuy nhỏ, nhưng thông qua đó, đội ngũ có thể nhìn thấy được tinh thần làm việc cầu thị, mong muốn được lắng nghe ý kiến đóng góp và sự quan tâm đến CBNV từ TTNB. Nếu được thực hiện, từ những ý kiến của đội ngũ, BP. TTNB cũng có thể tăng cường kết nối và cải thiện trải nghiệm vào những lần tổ chức sau. 

Tạm kết: 

Có rất nhiều cách thức giúp người làm Truyền thông Nội bộ vận hành chuỗi hoạt động cuối năm. Và để giúp các hoạt động đạt kết quả truyền thông tốt nhất có thể, theo gợi ý của FHD, người làm TTNB nên lưu ý đến 6 yếu tố như đã đề cập trong chuỗi bài viết này:
(1) Yếu tố về thông điệp xuyên suốt,
(2) Đề cao trải nghiệm của CBNV,
(3) Tạo các điểm nhấn khó quên
(4) Chú trọng sự kết nối và lan tỏa tinh thần qua các chương trình,
(5) Tiếp nối thông điệp sang các hoạt động sau chương trình & Chào Năm Mới
(6) Ghi nhận ý kiến đánh giá / góp ý từ đội ngũ CBNV

Bên cạnh đó, đội ngũ làm TTNB có thể ứng dụng nhiều cách làm mới và phù hợp hơn với Tổ chức của mình, ví dụ như khảo sát nhu cầu của CBNV trước thực hiện chương trình, Mở rộng các hình thức sự kiện mới, v…v Trên đây là một số gợi mở để các bạn TTNB tham khảo thêm để có nhiều góc nhìn thực hiện công việc hơn.

Chúc các bạn có một mùa cuối năm thật trọn vẹn và ý nghĩa!

Kim-Hau Tu, FH Developing