Những lưu ý về xây dựng Truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp
Hầu hết các doanh nghiệp khi thực hiện xây dựng hoạt động Truyền thông nội bộ đều bắt đầu từ việc giao về một “phòng ban gần” để quản lý/ kiêm nhiệm, như HR, TTDN hoặc MKT với các công tác: ghi nhận tin tức/ sự kiện tại công ty để cập nhật đến CBNV, thực hiện các sự kiện nội bộ, các hoạt động gắn kết đội ngũ, hay đảm nhiệm các phần nội dung trong công ty như ấn phẩm giới thiệu, bài phát biểu Ban lãnh đạo…
Một số điểm các công ty cần lưu ý khi bắt đầu xây dựng Truyền thông nội bộ:
Xác định mục tiêu dài hạn
Các hoạt động Truyền thông nội bộ cần có tầm nhìn dài hạn, với mục tiêu rõ ràng và phân định thứ tự ưu tiên, thực hiện theo từng giai đoạn. Việc này đồng thời giúp các doanh nghiệp xây dựng kế hoạch và cách thức hoạt động phù hợp. Làm quá nhiều hoạt động trong một thời gian ngắn sẽ dễ quá tải, nhưng phải đợi cả năm mới thực hiện một, hai hoạt động nội bộ cũng là quá ít. Các hoạt động Truyền thông nội bộ cần được sắp xếp theo lộ trình và có mục tiêu dài hạn để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Đây cũng là điểm ưu tiên hàng đầu, bởi lẽ hầu hết cấp quản lý tại các doanh nghiệp có thể nghĩ rằng các hoạt động nội bộ chỉ là “làm cho vui” hoặc “cần thì làm”. Chính vì thế, xây dựng hoạt động nội bộ nhưng làm mãi vẫn không thấy nhân viên thấm được các giá trị và văn hóa doanh nghiệp, có thể vì lý do đầu tiên này.
Đầu tư vào chất lượng đội ngũ & hoạt động Truyền thông nội bộ
Đầu tư được nhắc đến ở đây chưa hẳn đã là ngân sách, mà chính là ý thức về vai trò, tầm quan trọng và mức độ ưu tiên. Truyền thông nội bộ thường được nhìn nhận là phần công việc “hậu phương của hậu phương”, tức không phải là công việc trực tiếp tạo ra doanh số, hay hỗ trợ trực tiếp vào quá trình kinh doanh như các bộ phận văn phòng: kế toán, nhân sự… Đây là công việc mang nhiều ý nghĩa về tinh thần, do đó hay được hiểu với tính chất ít cấp bách, ít quan trọng và ít được ưu tiên.
Để có được hoạt động Truyền thông nội bộ chất lượng, các doanh nghiệp cần nghiêm túc xác định vai trò của hoạt động này và ý nghĩa của nó, để từ đó đầu tư vào đội ngũ & chất lượng khi thực hiện các chương trình. Doanh nghiệp không thể có các hoạt động Truyền thông nội bộ chất lượng và hiệu quả nếu không có đội ngũ tốt. Cần có bộ phận đảm nhiệm thay vì kiêm nhiệm, cần thúc đẩy người làm chuyên môn Truyền thông nội bộ không ngừng học hỏi và nâng cao nghiệp vụ để tăng hiệu quả các hoạt động.
Truyền thông nội bộ cần duy trì và có tính thống nhất về thông điệp
Không như một số hoạt động chuyên môn khác, Truyền thông nội bộ luôn cần nhiều thời gian để thấy được kết quả. Bên cạnh đó, các hoạt động về tinh thần cũng cần một quá trình đủ lâu để thẩm thấu các thông điệp và giá trị doanh nghiệp muốn truyền tải đến CBNV.
Các hoạt động nội bộ cần được thực hiện một cách đều đặn theo những phương thức mới mẻ, sáng tạo và năng động càng tốt. Trong đó, thông điệp được thống nhất nhưng đồng thời cũng được linh hoạt lồng ghép trong các hoạt động để đạt được hiệu quả tốt nhất.
Các hoạt động nội bộ tại doanh nghiệp hiện nay đa phần ưu tiên đáp ứng các công việc có tính chất “đến hẹn lại lên”. Điều này khá phổ biến theo tình hình chung. Tuy nhiên, để các hoạt động Truyền thông nội bộ phát huy được nhiều hiệu quả, gắn kết đội ngũ tốt hơn và thể hiện được bản sắc văn hóa của tổ chức, người quản lý & thực thi hoạt động này cần lưu ý thêm các điểm ở trên để làm hiệu quả hơn nữa hoạt động nội bộ.